中小企業の事務作業を効率化する方法。外注すべき業務と残す業務

中小企業の経営者や管理者の皆さま、日々の事務作業に多くの時間を取られていませんか？業務が増え続ける中で「効率化したい」「外注も検討したい」と考えている方も多いでしょう。

しかし、単にツールを導入するだけでは根本的な改善につながらないこともあります。

本記事では、事務効率化のためにまず「やめる業務」「任せる業務」を明確にし、その上でツール活用や外注の判断基準をご紹介します。
これにより、具体的にどの業務を外注すべきか、どの業務を社内に残すべきかがわかり、効率化を着実に進められるようになります。

事務作業が増え続ける原因

中小企業の事務作業がなぜ増え続けているのか、その主な原因を整理しましょう。原因を知ることで、効率化のポイントが見えてきます。

属人化

特定の担当者に業務が集中し、その人しか対応できない状態は属人化と呼ばれます。担当者が不在になると業務が滞りやすく、効率化が難しくなります。

紙書類の多用

依然として紙での書類管理や申請が多いと、デジタル化が進まず作業時間が増えます。紙の保管や検索にも手間がかかります。

二重入力

同じ情報を複数のシステムや書類に入力する二重入力は、ミスの原因となり、時間も無駄になります。

承認フローの不備

承認ルートが曖昧だったり、手続きが煩雑だと承認待ちで作業が止まることが多くなります。

担当者不足

人手不足で業務量に対して担当者が足りない場合、1人あたりの負担が増え、効率化が難しくなります。

まず行うべき業務の棚卸し

効率化や外注を検討する際は、まず現状の事務作業を棚卸しし、見える化することが重要です。下表のように業務名、頻度、所要時間、担当者、目的、外注可否を整理しましょう。

業務名	頻度	所要時間（1回あたり）	担当者	目的	外注可否
請求書作成	月10回	30分	Aさん	売上管理	可能（定型作業）
勤怠管理	毎日	10分	Bさん	労働時間の集計・管理	可能（ツール連携可）
経費精算	月20件	15分	Cさん	経費の正確な把握	可能（定型作業）
顧客対応	随時	変動	Dさん	顧客満足度向上	社内対応推奨
社内承認	随時	20分	Eさん	業務の適正管理	社内対応必須

このように整理することで、どの業務が外注に向いているか、社内に残すべきかの判断材料が揃います。

ツールで効率化できる業務

ITツールの活用は効率化の大きな助けになります。以下の業務はツール導入で改善しやすい代表例です。

請求書発行・管理

クラウド請求書サービスを使えば、作成から送付、入金管理まで一元化でき、二重入力やミスを減らせます。

勤怠管理

勤怠管理システムで打刻や申請をデジタル化すると、集計作業が自動化され、労務管理が楽になります。

会計処理

会計ソフトと連携することで、経費データの取り込みや仕訳作業を効率化できます。

スケジュール管理

共有カレンダーやタスク管理ツールで社内の予定や業務進捗を可視化し、無駄な調整時間を減らせます。

ファイル共有

クラウドストレージを活用すれば、紙の書類を減らし、情報共有がスムーズになります。

外注すべき業務と社内に残す業務

効率化を進める上で、外注に適した業務と社内に残すべき業務を明確に区別することがポイントです。

業務区分	外注すべき業務例	社内に残すべき業務例	理由・ポイント
定型業務	請求書作成、経費精算、データ入力	顧客対応、営業活動、重要な承認作業	定型的で繰り返し発生し、ルール化しやすい業務は外注しやすい
判断が必要	–	契約交渉、法的判断、経営判断	専門性や機密性が高く、社内での意思決定が重要
顧客関係	–	顧客対応、クレーム対応	顧客満足度に直結し、社内での柔軟な対応が求められる

外注を検討する際は、業務の性質や機密性、専門性を踏まえて判断しましょう。税務申告や社会保険手続きなどは専門士業との連携が必要なため、LUSHERAではこれらの業務については専門家との役割分担を明確にしています。

LUSHERAに相談できる効率化支援

福岡の株式会社LUSHERAでは、事務作業の棚卸しから業務整理、ツール導入支援、そして実務代行まで幅広くサポートしています。特に中小企業のバックオフィス業務に精通しており、以下のような支援が可能です。

現状の業務分析と効率化のためのアドバイス
外注可能な業務の切り出しと代行サービスの提供
専門士業と連携した税務・労務関連の窓口対応（役割分担の明確化）
紙書類のデジタル化支援とシステム導入サポート

LUSHERAにご相談いただくことで、効率化の第一歩を踏み出しやすくなります。まずは無料相談で現状の課題やご希望をお聞かせください。

まとめ：効率化と外注を組み合わせると事務負担は大きく減る

中小企業の事務作業は、属人化や紙業務、二重入力などの課題が積み重なり、負担が増えがちです。まずは業務の棚卸しを行い、ツール導入で効率化できる部分と外注すべき部分を明確にしましょう。定型的な事務作業は外注に任せ、判断や顧客対応など重要な業務は社内に残すことで、全体の負担を大きく減らせる可能性があります。

福岡のLUSHERAでは、業務整理から実務代行までワンストップで支援しています。事務作業の効率化や外注を検討中の方は、ぜひお気軽に無料相談をご利用ください。